Managementul timpului – ce este și ce tehnici de prioritizare presupune?

Timpul este astăzi cea mai importantă resursă de care dispunem. Probabil că ai auzit de foarte multe ori propoziția „nu am timp”. La un moment dat, ajungem să o spunem frecvent fie la serviciu, fie acasă.

Există oameni pentru care 24 de ore nu sunt niciodată suficiente, în timp ce alții reușesc să-și îndeplinească eficient task-urile zilnice. Diferența dintre prima categorie și cea de-a doua stă într-un management eficient al timpului.

Trăim în secolul vitezei și avem doar 24 de ore la dispoziție pentru a rezolva multe sarcini atât în plan profesional, cât și în viața personală. În situația actuală, multe obiceiuri s-au schimbat pentru că trăim o nouă realitate. În contextul work-from-home, apar mai multe elemente de distragere a atenției. Astfel, abilitatea de a-ți gestiona timpul în mod eficient face tranziția de la eșec la succes.

Ce este managementul timpului?

Managementul timpului se referă la un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme și principii, folosite pentru a gestiona timpul petrecut pentru îndeplinirea unor activități specifice, cu scopul de a spori eficiența și productivitatea muncii.

Pe scurt, se referă la modul în care ne organizăm și ne gestionăm timpul și presupune control și organizare.

S-au scris milioane de articole și cărți, respectiv au apărut numeroase podcasturi, aplicații, cursuri, workshopuri, traininguri pe această temă, însă este necesar să înțelegem că nu există o strategie de gestionare a timpului universal valabilă. Ce funcționează pentru o echipă, companie, afacere sau persoană, nu funcționează și pentru alta pentru că suntem diferiți și avem feluri diferite de a face lucrurile.

Vestea bună este că toate aceste tehnici, abilități sau obiceiuri se pot învăța, dezvolta sau implementa în funcție de nevoile, obiectivele și dorințele fiecăruia.

În mod tradițional, atunci când vorbim de managementul timpului, ne gândim cel mai adesea la activitatea profesională și mai puțin la ceea ce facem în restul timpului. Însă, unele tehnici învățate pentru muncă pot fi aplicate cu succes și în viața personală.

Managementul timpului în plan profesional

Când vorbim de viața profesională, fie că suntem angajați, freelanceri sau antreprenori, cuvintele de ordine sunt „productivitate” și „eficiență”. Dacă până acum îndeplineam doar task-urile obișnuite și timpul trecea oricum, aceste 2 cuvinte pot face diferența în ceea ce privește:

• păstrarea joburilor sau schimbarea lor:
• avansarea în carieră;
• satisfacerea clienților;
• construirea unei afaceri de succes sau eșuarea lamentabilă.

Nu putem vorbi de managementul timpului fără să vorbim de autodisciplină, perseverența și punctualitate. Sunt calități pe care dacă nu le ai, e obligatoriu să ți le dezvolți pe parcursul vieții, dacă vrei să ai rezultate notabile.

AUTODISCIPLINA

Managementul timpului începe cu autodisciplina. De aceea, este util să știi cum îți petreci timpul pe parcursul unei zile. Dacă nu ai făcut asta până acum, poți începe să ții pe parcursul unei săptămâni sau chiar o lună de zile un jurnal, în care să notezi fiecare activitate în parte – absolut tot ceea ce faci. Pe lângă asta, la fiecare activitate, notează timpul petrecut și starea de spirit – energică, letargică, etc.

În time management, jurnalul de activitate este un instrument important și totodată extrem de revelator deoarece te va ajuta să afli exact:

• cât timp acorzi activităților importante și celor neimportante;
• de câte ori pe parcursul zilei observi că „rămâi fără timp”;
• intervalele orare în care ai mai multă energie și ești activ;
• intervalele în care scade nivelul de energie;
• raportul între lucru efectiv și pauze.

Sunt toate șansele să fii surprins: memoria îți poate juca feste, însă faptele scrise pe hârtie spun adevărul.

Sfaturi de eficientizare a timpului utilizând jurnalul de activitate

După cel puțin o săptămână în care ai înregistrat fiecare activitate, analizează jurnalul. Iată ce poți face pentru a eficientiza timpul petrecut în cadrul activităților zilnice :

• Elimină activitățile care nu intră în fișa postului/ sarcinile pentru care nu ești plătit (inclusiv activități personale – e-mail-uri ce nu au legătură cu activitatea ta, timpul petrecut pe rețelele de socializare, etc)
• Programează task-urile mai dificile pentru perioadele zilei în care știi că ești mai plin de energie. În felul acesta, vei lucra mai bine și într-un timp mai scurt;
• Redu numărul de schimburi între sarcini diferite. De exemplu, citește și răspunde la mai multe e-mail-uri odată/ de câteva ori pe parcursul zilei, în intervale de timp clar definite. Această soluție este mai potrivită față de rezolvarea unui e-mail printre alte activități;
• Redu timpul alocat activităților (făcutul cafelei, pauza de țigară, etc.). Dacă ai mai mulți colegi, puteți face cafeaua cu rândul, pentru toată lumea. Astfel, vei economisi timp și vei întări spiritul de echipă;
• Nu îți lua prea multe sarcini deodată. Uneori un volum mare de sarcini te poate demoraliza/ descuraja. Fii realist când îți stabilești lista de activități pe care le ai de făcut;
• Deleagă – liderii știu să delege activitățile pe care le pot face alții pentru a se concentra doar pe acele activități care contează, aduc profit sau pe a crea strategii care duc mai departe compania sau afacerea;
• Fii creativ, alternând ritmul. De exemplu, după o sarcină dificilă alege una mai ușoară pentru a evita rutina;
• Nu uita de pauze. Cu siguranță ai auzit de zicala românească pauzele lungi și dese, cheia marilor succese. Ei bine, să zicem că este parțial adevărat. Nu poți fi productiv dacă muncești fără repaus. Majoritatea oamenilor lucrează eficient aproximativ 60 – 90 minute cu o pauză de 5-10 minute.

Alte tehnici de organizare a timpului

Exista nenumărate tehnici de organizare a timpului, însă 2 dintre ele sunt cele mai frecvente:

• Metoda Pomodoro care se referă la: lucrezi 25 de minute la o singură sarcină (concentrându-ți atenția doar pe ea), apoi iei pauză 5 minute și tot așa.
• Principiul Pareto sau metoda 80/20 spune că din totalul de rezultate pe care le producem într-o zi, 80% din acele rezultate sunt generate cu 20% din efortul nostru. Restul de 80% din efort generează doar 20% dintre rezultate.

PERSEVERENȚA

Se spune că fără perseverență, nu realizezi nimic în viața. Dacă ne uităm, spre exemplu, la sportivii de performanță vedem că se aplică acest principiu.

Perseverența presupune să îți cunoști visul sau obiectivul și să  lucrezi zilnic pentru el, chiar și foarte puțin și să nu-l abandonezi niciodată, nici măcar atunci când nu vezi rezultate imediate.

Pe scurt e vorba de a continua să perseverezi până îți atingi visul sau îți îndeplinești obiectivul, apoi treci la următorul și continui în același fel.

PUNCTUALITATEA

A fi punctual înseamnă să ajungi la timp la întâlniri, meeting-uri și așa mai departe. Ideal ar fi să ajungi chiar cu 5 sau 10 minute mai devreme de ora stabilită.

A nu fi punctual te poate costa scump. În primul rând îți pierzi credibilitatea și respectul celorlalți, iar cei cu care te întâlnești își vor pune din start niște semne de întrebare, mai exact dacă pot sau nu să aibă încredere în tine. Iar așa cum știm, încrederea este baza oricărei relații interumane. Așa că poți pierde oameni, afaceri, sau poți rata un spectacol, poți pierde trenul, avionul etc.

Atât în zona profesională, cât și în viața personală punctualitatea ar trebui să fie obligatorie.

STABILIREA OBIECTIVELOR

În time management stabilirea obiectivelor este un instrument valoros deoarece te ajută să dai o direcție acțiunilor tale. În acest fel vei putea să evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie să te gândești la lucrurile cu adevărat importante pentru tine pe termen lung, să știi unde dorești să ajungi și să te motivezi pentru a face tot posibilul să-ți atingi ținta. Fără a-ți stabili aceste lucruri, ești ca o barcă în derivă care nu ajunge nicăieri.

Iată câteva sfaturi care te vor ajuta în stabilirea obiectivelor:

• Alege obiective care să te motiveze și cu care simți că rezonezi;
• Stabilește obiective specifice – clare și bine definite. Poți folosi metoda SMART (din engleză)

Specifice (simple, semnificative).

Măsurabile (care să aibă criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea măsura progresul realizat, motivante).

Achievable (care pot fi realizate)

Realiste (relevante pentru direcția pe care o urmezi)

Timp (să aibă termen limită de timp)

• Scrie obiectivele. Astfel îți vei concretiza aspirațiile și angajamentul față de realizarea obiectivelor.
• Fă un plan de acțiune. Scrie pașii pe care trebuie să-i urmezi pentru a îndeplini obiectivele.
• Fii consecvent și perseverează

PLANIFICARE ȘI PRIORITIZAREA ACTIVITĂȚILOR ȘI A SARCINILOR

După ce ți-ai stabilit obiectivul, o altă etapă la fel de importantă este planificarea și prioritizarea activităților și a sarcinilor pe care le ai de rezolvat ca să ajungi unde ți-ai propus.

Ideal ar fi ca duminică seara sau luni dimineață să îți aloci un timp pentru a planifica săptămâna. De asemenea, în fiecare dimineață alocă aproximativ 30 de minute pentru planificarea zilei tale. Nu îți începe lucrul până când nu ai stabilit clar în minte ce ai de făcut. Având claritate și direcție îți va fi mult mai ușor să te pui pe treabă.

Fă-ți liste cu lucrurile „de făcut” sau liste de priorități. Nu încerca să ții minte tot ce ai de făcut. Cel mai probabil nu vei reuși, așa că cel mai bine este să scrii într-o agendă pe care să o ai la îndemână, tot timpul.

Nu ezita să folosești și instrumente care să te ajute în managementul timpului: de la aplicații, agende personalizate, post-ituri, plannere, tablă magnetică, markere colorate și alte asemenea. Astfel ai cea mai bună șansă să nu te simți copleșit de volumul mare de muncă și să îți folosești timpul eficient.

Planificarea și prioritizarea activităților se poate face în funcție de mai multe criterii: urgență, importanță, activități aducătoare de profit și așa mai departe.

Ce presupune strategia lui Eisenhower?

Pentru a lua rapid decizii, clasifică task-urile de care trebuie să te ocupi într-o zi, în 4 cadrane, în funcție de urgență și importanță. Pentru asta te poți folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te învață cum să stabilești și să prioritizezi sarcinile pornind de la urgență și importanță.

• Urgent și important: task-uri pe care să le rezolvi ACUM;
• Urgent dar neimportant: lucruri pe care să le faci acum, dar pe care le poți delega altcuiva sau elimina;
• Non-urgente, dar importante: lucruri către care să-ți îndrepți atenția. Cu cât vei rezolva mai multe din această categorie, cu atât vei avea mai puține task-uri urgente;
• Non-urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat/amânat.

Atât în plan profesional, cât și în viața privată există multe distrageri pe care e bine să le eliminăm pe cât posibil. Iată care sunt așa-numiții „hoții de timp”:

• Telefonul care sună mereu;
• Vizitatorii care îți consumă prea mult din timp, colegi care vin la tine pentru orice motiv;
• Întâlniri prea lungi, prea dese și dezorganizate;
• Priorități neclare;
• Lipsa de delegare;
• Amânarea sarcinilor mari și neplăcute;
• Televizorul;
• Internetul/ social media;
• Lipsa de structură și organizare;
• Probleme tehnice pe care nu le stăpânești;
• Imposibilitatea de a spune NU.

Managementul timpului în plan personal

Chiar dacă ești sătul de atâta planificare în activitatea profesională și în viața personală, vrei să o lași mai moale. Aici organizarea își spune cuvântul căci fără asta nu prea poți să te descurci. Și în ciuda aparențelor, multe tehnici din managementul timpului pot fi aplicate cu succes și în viața privată.

Iată câteva sfaturi utile:

• Fii flexibil. Este important să știi ce vrei să obții dar la fel de important este și să nu te atașezi de planul care te va ajuta la îndeplinirea scopurilor căci poate suferi foarte multe modificări.
• Profită de timpii de aşteptare. În tramvai, la semafor sau când stai la vreo coadă poți citi sau asculta un podcast, poți verifica conturile de social media și comunica cu prietenii, astfel încât să nu ți se pară o pierdere inutilă de timp.
• Fă o listă cu lucruri de făcut și urmeaz-o întocmai.
• Nu încerca să faci totul singur. În caz contrar, munca de unul singur duce către epuizare.

Adoptarea unei strategii eficiente de management al timpului poate face diferența între a fi ocupat și a fi productiv.

Beneficiile managementului corect al timpului sunt enorme:

• O mai mare productivitate și eficiență;
• O reputație profesională mai bună;
• Mai puțin stres;
• Mai bună comunicare;
• Oportunități sporite de avansare;
• Oportunități mai mari pentru a atinge obiective importante în viață și în carieră;
• Mai mult timp pentru familie, hobby-uri sau alte activități care îți plac;
• Viața în echilibru astfel încât să faci față mai ușor schimbărilor inerente;
• Crește calitatea vieții.

Dacă nu îți gestionezi timpul corect și eficient, pot rezulta consecințe nedorite, printre care enumerăm:

• Nerespectarea termenelor limită, pierderea afacerilor, a locului de muncă, etc;
• Flux de lucru ineficient;
• Calitate slabă a muncii;
• Nivel crescut de stres;
• Afectarea calității vieții.

Concluzii

Managementul timpului este important în viețile noastre mai ales dacă ne dorim să avem un echilibru pe toate planurile. Chiar dacă alegem să fim bine organizați și să planificăm cât mai multe lucruri și activități, e bine să nu uităm de relaxare și destindere. Specialiștii ne recomandă ca, uneori, să ne lăsăm surprinși de viață, căci altfel pierdem din bucuria a ceea ce înseamnă cu adevărat viața.