Managementul timpului – ce este si ce tehnici de prioritizare presupune?

Timpul este astazi cea mai importanta resursa de care dispunem. Probabil ca ai auzit de foarte multe ori propozitia „nu am timp”. La un moment dat, ajungem sa o spunem frecvent fie la serviciu, fie acasa.

Exista oameni pentru care 24 de ore nu sunt niciodata suficiente, in timp ce altii reusesc sa-si indeplineasca eficient task-urile zilnice. Diferenta dintre prima categorie si cea de-a doua sta intr-un management eficient al timpului.

Traim in secolul vitezei si avem doar 24 de ore la dispozitie pentru a rezolva multe sarcini atât in plan profesional, cât si in viata personala. In situatia actuala, multe obiceiuri s-au schimbat pentru ca traim o noua realitate. In contextul work-from-home, apar mai multe elemente de distragere a atentiei. Astfel, abilitatea de a-ti gestiona timpul in mod eficient face tranzitia de la esec la succes.

Ce este managementul timpului?

Managementul timpului se refera la un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme si principii, folosite pentru a gestiona timpul petrecut pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta si productivitatea muncii.

Pe scurt, se refera la modul in care ne organizam si ne gestionam timpul si presupune control si organizare.

S-au scris milioane de articole si carti, respectiv au aparut numeroase podcasturi, aplicatii, cursuri, workshopuri, traininguri pe aceasta tema, insa este necesar sa intelegem ca nu exista o strategie de gestionare a timpului universal valabila. Ce functioneaza pentru o echipa, companie, afacere sau persoana, nu functioneaza si pentru alta pentru ca suntem diferiti si avem feluri diferite de a face lucrurile.

Vestea buna este ca toate aceste tehnici, abilitati sau obiceiuri se pot invata, dezvolta sau implementa in functie de nevoile, obiectivele si dorintele fiecaruia.

In mod traditional, atunci când vorbim de managementul timpului, ne gândim cel mai adesea la activitatea profesionala si mai putin la ceea ce facem in restul timpului. Insa, unele tehnici invatate pentru munca pot fi aplicate cu succes si in viata personala.

Managementul timpului in plan profesional

Când vorbim de viata profesionala, fie ca suntem angajati, freelanceri sau antreprenori, cuvintele de ordine sunt „productivitate” si „eficienta”. Daca pâna acum indeplineam doar task-urile obisnuite si timpul trecea oricum, aceste 2 cuvinte pot face diferenta in ceea ce priveste:

• pastrarea joburilor sau schimbarea lor:
• avansarea in cariera;
• satisfacerea clientilor;
• construirea unei afaceri de succes sau esuarea lamentabila.

Nu putem vorbi de managementul timpului fara sa vorbim de autodisciplina, perseverenta si punctualitate. Sunt calitati pe care daca nu le ai, e obligatoriu sa ti le dezvolti pe parcursul vietii, daca vrei sa ai rezultate notabile.

AUTODISCIPLINA

Managementul timpului incepe cu autodisciplina. De aceea, este util sa stii cum iti petreci timpul pe parcursul unei zile. Daca nu ai facut asta pâna acum, poti incepe sa tii pe parcursul unei saptamâni sau chiar o luna de zile un jurnal, in care sa notezi fiecare activitate in parte – absolut tot ceea ce faci. Pe lânga asta, la fiecare activitate, noteaza timpul petrecut si starea de spirit – energica, letargica, etc.

In time management, jurnalul de activitate este un instrument important si totodata extrem de revelator deoarece te va ajuta sa afli exact:

• cât timp acorzi activitatilor importante si celor neimportante;
• de câte ori pe parcursul zilei observi ca „ramâi fara timp”;
• intervalele orare in care ai mai multa energie si esti activ;
• intervalele in care scade nivelul de energie;
• raportul intre lucru efectiv si pauze.

Sunt toate sansele sa fii surprins: memoria iti poate juca feste, insa faptele scrise pe hârtie spun adevarul.

Sfaturi de eficientizare a timpului utilizând jurnalul de activitate

Dupa cel putin o saptamâna in care ai inregistrat fiecare activitate, analizeaza jurnalul. Iata ce poti face pentru a eficientiza timpul petrecut in cadrul activitatilor zilnice :

• Elimina activitatile care nu intra in fisa postului/ sarcinile pentru care nu esti platit (inclusiv activitati personale – e-mail-uri ce nu au legatura cu activitatea ta, timpul petrecut pe retelele de socializare, etc)
• Programeaza task-urile mai dificile pentru perioadele zilei in care stii ca esti mai plin de energie. In felul acesta, vei lucra mai bine si intr-un timp mai scurt;
• Redu numarul de schimburi intre sarcini diferite. De exemplu, citeste si raspunde la mai multe e-mail-uri odata/ de câteva ori pe parcursul zilei, in intervale de timp clar definite. Aceasta solutie este mai potrivita fata de rezolvarea unui e-mail printre alte activitati;
• Redu timpul alocat activitatilor (facutul cafelei, pauza de tigara, etc.). Daca ai mai multi colegi, puteti face cafeaua cu rândul, pentru toata lumea. Astfel, vei economisi timp si vei intari spiritul de echipa;
• Nu iti lua prea multe sarcini deodata. Uneori un volum mare de sarcini te poate demoraliza/ descuraja. Fii realist când iti stabilesti lista de activitati pe care le ai de facut;
• Deleaga – liderii stiu sa delege activitatile pe care le pot face altii pentru a se concentra doar pe acele activitati care conteaza, aduc profit sau pe a crea strategii care duc mai departe compania sau afacerea;
• Fii creativ, alternând ritmul. De exemplu, dupa o sarcina dificila alege una mai usoara pentru a evita rutina;
• Nu uita de pauze. Cu siguranta ai auzit de zicala româneasca pauzele lungi si dese, cheia marilor succese. Ei bine, sa zicem ca este partial adevarat. Nu poti fi productiv daca muncesti fara repaus. Majoritatea oamenilor lucreaza eficient aproximativ 60 – 90 minute cu o pauza de 5-10 minute.

Alte tehnici de organizare a timpului

Exista nenumarate tehnici de organizare a timpului, insa 2 dintre ele sunt cele mai frecvente:

• Metoda Pomodoro care se refera la: lucrezi 25 de minute la o singura sarcina (concentrându-ti atentia doar pe ea), apoi iei pauza 5 minute si tot asa.
• Principiul Pareto sau metoda 80/20 spune ca din totalul de rezultate pe care le producem intr-o zi, 80% din acele rezultate sunt generate cu 20% din efortul nostru. Restul de 80% din efort genereaza doar 20% dintre rezultate.

PERSEVERENȚA

Se spune ca fara perseverenta, nu realizezi nimic in viata. Daca ne uitam, spre exemplu, la sportivii de performanta vedem ca se aplica acest principiu.

Perseverenta presupune sa iti cunosti visul sau obiectivul si sa  lucrezi zilnic pentru el, chiar si foarte putin si sa nu-l abandonezi niciodata, nici macar atunci când nu vezi rezultate imediate.

Pe scurt e vorba de a continua sa perseverezi pâna iti atingi visul sau iti indeplinesti obiectivul, apoi treci la urmatorul si continui in acelasi fel.

PUNCTUALITATEA

A fi punctual inseamna sa ajungi la timp la intâlniri, meeting-uri si asa mai departe. Ideal ar fi sa ajungi chiar cu 5 sau 10 minute mai devreme de ora stabilita.

A nu fi punctual te poate costa scump. In primul rând iti pierzi credibilitatea si respectul celorlalti, iar cei cu care te intâlnesti isi vor pune din start niste semne de intrebare, mai exact daca pot sau nu sa aiba incredere in tine. Iar asa cum stim, increderea este baza oricarei relatii interumane. Asa ca poti pierde oameni, afaceri, sau poti rata un spectacol, poti pierde trenul, avionul etc.

Atât in zona profesionala, cât si in viata personala punctualitatea ar trebui sa fie obligatorie.

STABILIREA OBIECTIVELOR

In time management stabilirea obiectivelor este un instrument valoros deoarece te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. In acest fel vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gândesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta. Fara a-ti stabili aceste lucruri, esti ca o barca in deriva care nu ajunge nicaieri.

Iata câteva sfaturi care te vor ajuta in stabilirea obiectivelor:

• Alege obiective care sa te motiveze si cu care simti ca rezonezi;
• Stabileste obiective specifice – clare si bine definite. Poti folosi metoda SMART (din engleza)

Specifice (simple, semnificative).

Masurabile (care sa aiba criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat, motivante).

Achievable (care pot fi realizate)

Realiste (relevante pentru directia pe care o urmezi)

Timp (sa aiba termen limita de timp)

• Scrie obiectivele. Astfel iti vei concretiza aspiratiile si angajamentul fata de realizarea obiectivelor.
• Fa un plan de actiune. Scrie pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a indeplini obiectivele.
• Fii consecvent si persevereaza

PLANIFICARE ȘI PRIORITIZAREA ACTIVITĂȚILOR ȘI A SARCINILOR

Dupa ce ti-ai stabilit obiectivul, o alta etapa la fel de importanta este planificarea si prioritizarea activitatilor si a sarcinilor pe care le ai de rezolvat ca sa ajungi unde ti-ai propus.

Ideal ar fi ca duminica seara sau luni dimineata sa iti aloci un timp pentru a planifica saptamâna. De asemenea, in fiecare dimineata aloca aproximativ 30 de minute pentru planificarea zilei tale. Nu iti incepe lucrul pâna când nu ai stabilit clar in minte ce ai de facut. Având claritate si directie iti va fi mult mai usor sa te pui pe treaba.

Fa-ti liste cu lucrurile „de facut” sau liste de prioritati. Nu incerca sa tii minte tot ce ai de facut. Cel mai probabil nu vei reusi, asa ca cel mai bine este sa scrii intr-o agenda pe care sa o ai la indemâna, tot timpul.

Nu ezita sa folosesti si instrumente care sa te ajute in managementul timpului: de la aplicatii, agende personalizate, post-ituri, plannere, tabla magnetica, markere colorate si alte asemenea. Astfel ai cea mai buna sansa sa nu te simti coplesit de volumul mare de munca si sa iti folosesti timpul eficient.

Planificarea si prioritizarea activitatilor se poate face in functie de mai multe criterii: urgenta, importanta, activitati aducatoare de profit si asa mai departe.

Ce presupune strategia lui Eisenhower?

Pentru a lua rapid decizii, clasifica task-urile de care trebuie sa te ocupi intr-o zi, in 4 cadrane, in functie de urgenta si importanta. Pentru asta te poti folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te invata cum sa stabilesti si sa prioritizezi sarcinile pornind de la urgenta si importanta.

• Urgent si important: task-uri pe care sa le rezolvi ACUM;
• Urgent dar neimportant: lucruri pe care sa le faci acum, dar pe care le poti delega altcuiva sau elimina;
• Non-urgente, dar importante: lucruri catre care sa-ti indrepti atentia. Cu cât vei rezolva mai multe din aceasta categorie, cu atât vei avea mai putine task-uri urgente;
• Non-urgent si neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat/amânat.

Atât in plan profesional, cât si in viata privata exista multe distrageri pe care e bine sa le eliminam pe cât posibil. Iata care sunt asa-numitii „hotii de timp”:

• Telefonul care suna mereu;
• Vizitatorii care iti consuma prea mult din timp, colegi care vin la tine pentru orice motiv;
• Intâlniri prea lungi, prea dese si dezorganizate;
• Prioritati neclare;
• Lipsa de delegare;
• Amânarea sarcinilor mari si neplacute;
• Televizorul;
• Internetul/ social media;
• Lipsa de structura si organizare;
• Probleme tehnice pe care nu le stapânesti;
• Imposibilitatea de a spune NU.

Managementul timpului in plan personal

Chiar daca esti satul de atâta planificare in activitatea profesionala si in viata personala, vrei sa o lasi mai moale. Aici organizarea isi spune cuvântul caci fara asta nu prea poti sa te descurci. Și in ciuda aparentelor, multe tehnici din managementul timpului pot fi aplicate cu succes si in viata privata.

Iata câteva sfaturi utile:

• Fii flexibil. Este important sa stii ce vrei sa obtii dar la fel de important este si sa nu te atasezi de planul care te va ajuta la indeplinirea scopurilor caci poate suferi foarte multe modificari.
• Profita de timpii de aşteptare. In tramvai, la semafor sau când stai la vreo coada poti citi sau asculta un podcast, poti verifica conturile de social media si comunica cu prietenii, astfel incât sa nu ti se para o pierdere inutila de timp.
• Fa o lista cu lucruri de facut si urmeaz-o intocmai.
• Nu incerca sa faci totul singur. In caz contrar, munca de unul singur duce catre epuizare.

Adoptarea unei strategii eficiente de management al timpului poate face diferenta intre a fi ocupat si a fi productiv.

Beneficiile managementului corect al timpului sunt enorme:

• O mai mare productivitate si eficienta;
• O reputatie profesionala mai buna;
• Mai putin stres;
• Mai buna comunicare;
• Oportunitati sporite de avansare;
• Oportunitati mai mari pentru a atinge obiective importante in viata si in cariera;
• Mai mult timp pentru familie, hobby-uri sau alte activitati care iti plac;
• Viata in echilibru astfel incât sa faci fata mai usor schimbarilor inerente;
• Creste calitatea vietii.

Daca nu iti gestionezi timpul corect si eficient, pot rezulta consecinte nedorite, printre care enumeram:

• Nerespectarea termenelor limita, pierderea afacerilor, a locului de munca, etc;
• Flux de lucru ineficient;
• Calitate slaba a muncii;
• Nivel crescut de stres;
• Afectarea calitatii vietii.

Concluzii

Managementul timpului este important in vietile noastre mai ales daca ne dorim sa avem un echilibru pe toate planurile. Chiar daca alegem sa fim bine organizati si sa planificam cât mai multe lucruri si activitati, e bine sa nu uitam de relaxare si destindere. Specialistii ne recomanda ca, uneori, sa ne lasam surprinsi de viata, caci altfel pierdem din bucuria a ceea ce inseamna cu adevarat viata.