Cum alegi un distrugator documente?

Organizarea documentelor intr-un birou este o sarcina deosebit de importanta pentru o companie, motiv pentru care necesita un grad sporit de atentie. In plus, tinerea unei evidente cât mai clare presupune si evitarea supraaglomerarii documentelor, care adesea poate deveni coplesitoare. Astfel, pentru a elimina actele inutile, tot mai multi apeleaza sa investeasca intr-un distrugator documente.

De asemenea, un distrugator documente contribuie si la protejarea datelor personale ale angajatilor sau a informatiilor confidentiale ale companiei, prevenind totodata furtul de identitate/ informatii. Iata, asadar, ce criterii trebuie sa iei in calcul atunci când alegi un distrugator documente eficient:

1. Nivelul de securitate

Nimeni nu trebuie sa neglijeze nivelul de securitate pe care un distrugator documente il furnizeaza. Exista mai multe niveluri de securitate care pot fi luate in considerare:

• 1 si 2 – având un nivel scazut de securitate, aceste distrugatoare de documente pot fi folosite pentru a elimina documentele interne inutile. Este, totusi, o varianta avansata fata de simpla aruncare a hârtiilor la cos. Totusi, nu este recomandata pentru cei care vor sa beneficieze de un nivel inalt de securitate a informatiilor;
• 3 – distrugatoarele de documente cu acest nivel de securitate sunt utilizate, mai ales, in cazul actelor confidentiale, oferind o taietura stil confetti, denumita si „cross-cut”. Au un nivel crescut de siguranta, iar deseurile obtinute sunt aproape imposibil de descifrat. Un exemplu in acest sens se refera la distrugatorul de documente 73Ci, Cross-Cut, Fellowes, care se remarca printr-o capacitate maxima de 12 coli/ 70g si eficienta energetica sporita. 
• 4 si 5 – distrugatoarele de documente din aceasta categorie sunt alese in cazul documentelor secrete, furnizând o taietura tip confetti mai amanuntita decât la nivelul anterior de securitate. Deseurile generate sunt de dimensiuni extrem de mici, fiind imposibil ca un document sa mai fie reconstituit vreodata.

2. Functiile distrugatorului de hârtie

Un distrugator documente dotat cu functii variate va permite o distrugere cât mai eficienta. Printre acestea, se numara:

• functiile de siguranta – tehnologiile avansate care au aparut in ultima vreme faciliteaza integrarea functiilor de siguranta in dispozitivele de distrugere a documentelor;
• functiile de economisire a energiei – cele mai multe dintre distrugatoarele de hârtii sunt dotate cu functiile de economisire a energiei, de exemplu programele economice care opresc aparatul automat dupa o inactivitate de 30 de minute;
• functia de silentiozitate – in multe cazuri se prefera ca aparatele de distrus documente sa fie silentioase, pentru a nu deranja activitatea desfasurata in birouri;
• functia de protectie impotriva blocajului – similar imprimantelor, distrugatoarele de documente se pot bloca in momentul in care intra prea multa hârtie. totusi, exista distrugatoare moderne care dispun de o forma de protectie, care impinge materialele blocate.
• notificarile inteligente – unele modele de distrugatoare documente vin cu suport pentru aplicatii mobile pentru a trimite notificari inteligente. Acestea vor trimite informatii privind blocajele, recipientul plin, timpul estimat de finalizare a procesului de distrugere, etc).

3. Capacitatea unui distrugator documente

In momentul alegerii unui distrugator documente, acorda atentie capacitatii sale pentru a beneficia de un nivel superior de eficienta. Asadar, ia in calcul urmatoarele criterii:

• volumul recipientului in care se colecteaza hârtia taiata, care trebuie sa fie cât mai generos posibil;
• capacitatea de distrugere a hârtiilor prin taiere – cu cât se pot taia mai multe hârtii in acelasi timp, cu atât timpul de distrugere este mai redus.

4. Tipul de taiere 

Exista 3 tipuri frecvente de taieturi, care ofera un anumit nivel de securitate si timp de finalizare:

• Strip-Cut – este cel mai cunoscut model de taiere, generând deseuri sub forma de benzi. Un distrugator documente cu taiere strip-cut nu este cel mai sigur din perspectiva confidentialitatii datelor, dar este cel mai accesibil. 
• Cross-Cut – modelul de taiere se prezinta sub forma de diamant sau confetti. Documentele taiate astfel sunt comprimate eficient. Astfel, recipientul unui distrugator documente cu acest model de taiere se umple mai greu. 
• Micro-Cut – reprezinta modelul cel mai sigur de taiere, distrugatoarele cu acest model fiind intâlnite frecvent in cazul institutiilor guvernamentale sau militare.

4. Alte dotari

Pentru a atinge performanta dorita, un distrugator documente mai poate fi dotat si cu:

• Functia de distrugere rapida a documentelor – in cazul in care este necesar un proces de distrugere a hârtiilor la o viteza marita, se poate accesa functia de distrugere rapida;
• Functie de oprire in caz de obiecte straine – in situatia in care distrugatorul detecteaza alte obiecte in afara hârtiilor, cum ar fi cravata sau esarfa, se va opri automat;
• Usurinta de mutare – pentru a fi mutate facil dintr-un loc in altul, unele distrugatoare de documente sunt dotate cu roti;
• Caracteristici avansate – pentru a imbunatati experienta de utilizare, unele distrugatoare de documente sunt echipate cu functie de maruntire carduri de credit, materiale plastice, agrafe, etc.

Prin urmare, un distrugator documente se dovedeste a fi un dispozitiv util in cadrul birourilor. Pentru a evita supraaglomerarea cu hârtii inutile si a proteja informatiile confidentiale, alege sa investesti intr-un astfel de dispozitiv. Descopera in portofoliul Absolut Office, distrugatorul perfect de documente pentru nevoile tale de business.