Arhivare documente – cum le putem organiza eficient

Procesul de arhivare document este esential in managementul documentelor, cu care angajatii companiilor trebuie sa fie familiarizati. Neintelegerea procesului de arhivare documente poate genera consecinte grave pentru afacere.

Intrucât firmele au inceput sa isi digitalizeze majoritatea documentelor, activitatea de arhivare documente fizice este adesea trecuta cu vederea atunci când se creeaza un plan de management al documentelor. 

Cu sau fara un management bine pus la punct, compania ta capteaza, stocheaza si recupereaza documente in fiecare zi. Cu toate acestea, inregistrarile fizice sunt un aspect inca prezent, motiv pentru care procesul de arhivare documente joaca un rol important. 

De ce este important un management al documentelor?

O afacere implica numeroase procese, care sunt insotite de diverse documente (fie ele in forma fizica, fie electronica). De exemplu, o simpla vânzare vizeaza o factura trimisa catre client, emisa in urma unei comenzi (lansate catre acesta) inregistrate in sistemul contabil. Cu toate ca avem doua documente care justifica acelasi proces, ele sunt diferite in ceea ce priveste modul de stocare.

Exemplul poate fi complicat, daca in procesul de vânzare sunt implicate un proces verbal de receptie, un contract sau o chitanta. Pe lânga faptul ca au formate diferite, ele sunt realizate, utilizate si stocate de departamente diferite.

Asadar, este obligatoriu sa ai un bun management al documentelor pentru ca procesele si circuitul de acte sa se desfasoare in parametri optimi.

Ce este arhivarea documentelor?

Prin procesul de arhivare documente are loc o pastrare in siguranta si pentru perioade indelungate de timp a tuturor documentelor dintr-o companie. Astfel de informatii pot – sau nu – sa fie folosite din nou in viitor, dar totusi ar trebui stocate pâna la sfârsitul perioadei de pastrare (asa cum prevede legislatia).

Care este rolul unei arhivari eficiente a documentelor?

Activitatea de arhivare documente joaca un rol vital in gestionarea informatiilor, oferind afacerii un control mai mare asupra proceselor informationale. Evolutia businessului va determina crearea si mai multor date, care trebuie gestionate si monitorizate atent in vederea utilizarii corecte si eficiente. 

Pastrarea documentelor care includ aceste date devine ineficienta atunci când nu exista un sistem de arhivare bine pus la punct. De exemplu, documentele pastrate intr-un laptop nu sunt accesibile tuturor si vor fi mai greu de localizat, pastrat in siguranta si de valorificat. Acest lucru poate influenta negativ functiile de afaceri si productivitatea angajatilor.

Care sunt avantajele procesului de arhivare documente?

1.Datele sunt bine organizate, astfel incât este mai usor sa identifici documentele potrivite atunci când ai nevoie de ele

Arhivarea corecta a documentelor presupune accesul rapid, facil si sigur la informatiile de care ai nevoie, ceea ce previne perioadele de nefunctionare si intârzierile. 

Pentru a asigura un astfel de acces, este necesar sa se creeze o politica privind modul de gestionare si de stocare al documente. Aceasta va stabili ce trebuie sa faci pentru manipula si arhiva documentele (sa le pastrezi in bibliorafturi sau cutii pentru arhivare, sa le marchezi cu un sistem de identificare, sa le delimitezi cu separatoare etc).

2.Pierderea de date si documente este prevenita

Documentele electronice ar putea fi pierdute pentru totdeauna fie din cauza:

• neatentiei angajatilor (fisiere sau mail-uri sterse),
• unor probleme informatice (fisiere virusate, atacuri cibernetice).

Astfel, pastrarea documentelor fizice devine deosebit de utila pentru obtinerea rapida si pastrarea in siguranta a informatiilor. 

Prin arhivarea in siguranta a documentelor, companiile pot tine evidenta informatiilor si pot spori protectia impotriva tertilor neautorizati. Chiar si cele mai prudente dintre companii sunt acum vizate de atacuri cibernetice.

3.Documentele pot fi usor auditate 

Un audit presupune verificarea inregistrarilor companiei pentru a confirma corectitudinea proceselor desfasurate. In cazul acestor verificari, imposibilitatea de a furniza documentele solicitate conduce la prelungirea auditului si la atragerea de sanctiuni.  

Procesul de arhivare documente face auditul mai rapid si mai usor, deoarece auditorii vor avea acces instantaneu la informatiile de care au nevoie, iar compania ta va evita amenzile. Daca la audit sistemul digital nu functioneaza din diverse motive, documentele fizice te vor salva.

Din punct de vedere legal, trebuie sa pastrezi diverse documente pentru o anumita perioada de timp tinând cont de tipul si rolul acestora. Unele documente sunt arhivate pentru o perioada de 5 ani, altele solicita arhivarea pentru o perioada de la 10 pâna la 50 de ani.

Cum eficientizezi activitatea de arhivare documente?

Identificarea documentelor ce necesita arhivare si adunarea lor intr-un loc corespunzator

Inainte de activitatea efectiva de arhivare documente, trebuie sa efectuezi un audit privind totalitatea de documente si acte ce necesita sa fie pastrate pentru o anumita perioada de timp. Trebuie sa stabilesti politica de arhivare, accesoriile de organizare si arhivare si daca arhivarea se va realiza intr-o incapere separata sau nu. 

In cazul in care alegi sa depozitezi documentele arhivate intr-o camera speciala, legislatia prevede:

• Gruparea cronologica si sistematica in dosare numerotate si parafate;
• Depozitarea in spatii echipate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, dar si cu modalitati de protejare impotriva degradarii, sustragerii sau distrugerii documentelor;
• Indepartarea documentelor din arhiva care depasesc termenul legal de arhivare.

Stabilirea unor sisteme de clasificare

O schema buna de clasificare este esentiala pentru organizarea eficienta a documentelor fizice. Aceasta faciliteaza depozitarea, pastrarea si recuperarea documentelor. 

Schema de clasificare poate fi creata in functie de activitatile desfasurate, de modalitati comune de grupare a inregistrarilor sau alte aspecte astfel incât sa identifici clar informatiile necesare. O solutie de a organiza in categorii este clasificarea dupa culori. Totodata, este imperativ sa tii cont de legislatia in vigoare. 

Centralizarea documentelor in subcategorii si delimitarea inteligenta a dosarelor

In cadrul fiecarei categorii stabilite anterior, poti deveni mai specific dezvoltând o lista de subcategorii. Gruparea documentelor in dosare clasice (plastic/ carton) sau dosare suspendate imbunatateste eficienta utilizatorului, siguranta si conformitatea cu legislatia. 

In plus, sistemele de etichetare si de separare a dosarelor fac organizarea si cautarea documentelor mult mai rapide. Ataseaza o eticheta la capatul fiecarui dosar, astfel incât sa stii de ce categorie sau subcategorie apartine. 

Reorganizarea ocazionala a documentelor arhivate 

Având in vedere faptul ca in spatiul unde ai depozitat arhivele este caracterizat de un flux continuu de documente, va fi necesar sa verifici daca politica de arhivare este inca respectata. Monitorizarea constanta a circuitului de documente, precum si modului de arhivare permite o perspectiva si un control eficient privind informatiile.

Daca ai nevoie de articole de arhivare si organizare sau alte accesorii de birotica si papetarie, Absolut Office iti pune la dispozitie orice ai nevoie. Cumpara acum tot ce ai nevoie pentru o organizare corecta si eficienta a documentelor.