Organizare si arhivare documente – tips and tricks

Te intrebi care sunt cele mai bune modalitati de organizare si arhivare documente? Probabil te-ai confruntat de-a lungul timpului cu problema definitivarii unui spatiu aerisit in biroul personal. 

Activitatea poate fi o adevarata provocare, mai ales daca trebuie sa gestionezi o varietate de acte si documente. Birocratia este principalul obstacol al organizarii corespunzatoare, dar si al unui grad de productivitate sporit. Cu cât petreci mai mult timp intr-o incapere dezordonata, cu atât te vei confrunta mai des cu senzatii de oboseala si epuizare. Vor interveni de asemenea si probleme in relatiile de munca. 

Totusi, nu trebuie sa-ti faci griji. Exista câteva trucuri utile care te vor ajuta sa eficientizezi procesul de organizare si arhivare documente: 

Traseaza prioritatile – Organizeaza documentele in functie de importanta pe care o prezinta. De asemenea, ia in calcul gradul de utilizare. Daca vorbim de acte pe care nu trebuie sa le verifici, arhiveaza-le in spatii de depozitare dedicate. In cazul documentelor cu care trebuie sa lucrezi zilnic, integreaza-le in rafturi multifunctionale, care sa se afle la indemâna. 

Inlatura toate lucrurile de care nu mai ai nevoie – Poate ca in biroul tau se regasesc si obiecte pe care nu le mai folosesti de ceva vreme si care nu ajuta deloc la organizarea spatiului. Inlocuieste-le cu variante practice, versatile, capabile sa ofere utilitate.

Adauga un strop de personalizare spatiului– Cine spune ca un birou ticsit de documente nu poate arata si bine din punct de vedere estetic? Seteaza cadrul perfect pentru lucru si alege decoratiunile care te reprezinta cel mai bine. Un mediu de lucru placut vine la pachet cu numeroase avantaje.

Ce produse poti alege pentru organizare si arhivare documente?

Daca iti doresti un birou care indeamna la eficienta si productivitate exista câteva produse care te vor ajuta in procesul de organizare si arhivare documente: 

• Biblioraft – Ideal pentru a integra documentele importante. Poti opta pentru alternativele colorate pentru a avea o evidenta clara asupra actelor indosariate. In plus, pot fi etichetate cu usurinta. Le poti numerota in functie de gradul utilizarii sau importanta informatiilor pe care le integreaza. 
• Dosar plastic cu sina – E recomandat sa optezi pentru cele in format A4, cu eticheta interschimbabila. Astfel, poti sa modifici orice informatie, indiferent de situatie. Dosarele pot fi adaugate ulterior intr-o cutie de arhivare. Alege varianta potrivita in functie de capacitatea dosarelor si caracteristicile spatiului avut la dispozitie. 
• Alonja de mare capacitate pentru arhivare – Aici poti depozita documentele pe care nu le mai folosesti. Este o varianta numai buna in cazul in care nu dispui de suficient spatiu sau de buget pe masura asteptarilor. Este foarte usor de folosit. 
• Index autoadeziv hârtie – Procesul de organizare si arhivare va fi simplificat in mod considerabil. Nu va mai trebui sa cauti ore intregi documentele de care ai nevoie. Cu ajutorul unui index colorat autoadeziv vei putea gasi rapid actele. De asemenea, le vei putea diferentia fara probleme. Printre cele mai apreciate modele se numara cele neon pentru ca sunt usor de observat. 
• Banda adeziva – Recomandata in cazul in care este nevoie sa ambalezi cutiile cu documente si sa le transporti dintr-un loc in altul. In acest caz, achizitioneaza-le pe cele care nu se ingalbenesc in timp si care garanteaza siguranta sporita. 

Cum poti alege cele mai bune produse de organizare si arhivare documente?

Dupa ce ai identificat care sunt cele mai eficiente produse destinate organizarii si arhivarii documentelor de care ai nevoie, trebuie sa treci la pasul urmator: achizitionarea. Insa, pentru a te asigura ca faci alegerile corecte trebuie sa alegi cu atentie furnizorul. 

Iata câteva lucruri de care trebuie sa tii cont daca vrei sa ai parte de rezultatele dorite: 

• Experienta in domeniu – E mai mult decât evident ca un magazin cu renume si experienta va fi mereu in preferintele clientilor. E indicat, asadar, sa alegi magazinul in functie de experienta de cumparare pe care o ofera clientilor sai. 
• Calitatea superioara a produselor – Investitiile de calitate sunt cele care conteaza in definitiv. E important si raportul de pret, dar nu trebuie sa fie singurul factor de departajare. Opteaza pentru cei care pun la dispozitie oferte avantajoase, dar care sa reflecte intocmai calitatea inalta a produselor puse la dispozitie.
• Gama variata de produse – Fie ca lucrezi de acasa sau de la birou, vei avea nevoie de numeroase obiecte si accesorii pentru organizare. Tocmai de aceea, e esential sa alegi alternativele care mizeaza pe multifunctionalitate, indiferent de situatie. 

Concluzii

Organizarea biroului este o etapa foarte importanta pentru sporirea productivitatii si a bunastarii in mediul de lucru. Insa, pentru a te bucura de standarde inalte de eficienta e necesar sa alegi cele mai bune produse de birotica si papetarie. 

E indicat sa optezi pentru produse dedicate exclusiv organizarii corespunzatoare a spatiului. Bibliorafturile, dosarele cu sina sau alonjele pentru arhivare se numara printre optiunile eficiente pe care merita sa le iei in calcul. 

In sprijinul tau este Absolut Office, care iti ofera o gama variata de produse, care sa te ajute in realizarea cu usurinta a activitatilor de birou.

Alegeri inteligente, rezultate de succes!